RBS International Training General Affairs

Tugas dan Aktivitas Pokok General Affairs

Apakah General Affairs (GA) itu ?

Dalam sebuah perusahaan umumnya terdiri dari Profit Unit & Supporting Unit. Unit-unit yang menghasilkan profit perusahaan secara langsung adalah Sales, Marketing & Production. Sedangkan unit-unit lainnya seperti Finance & Accounting, Human Resources dan General Affairs merupakan unit pendukung perusahaan.

General Affairs (GA) merupakan supporting unit untuk mendukung fungsi unit-unit lainnya agar bisa berjalan sempurna sesuai dengan visi & misi perusahaan. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.

Sebagai supporting unit maka banyak tugas yang harus dikerjakan sehingga permasalahan yang dihadapi sangat kompleks sehingga biasa disebut “Job Matrix” dimana kadangkala dalam suatu waktu tertentu seorang GA dituntut harus dapat menyelesaikan beberapa permasalahan.

walaupun hanya sebagai supporting unit, keberadaannya dirasakan sangat diperlukan dan tidak bisa dipandang sebelah mata. Tanpa adanya General Affairs sebagai supporting unit perusahaan tidak bisa berjalan dengan sempurna. Banyak pekerjaan yang termasuk dalam dunia General Affairs

Diantaranya yang menjadi Tugas Pokok Generals Affairs adalah :

  • Building & Assets Management
  • Pengurusan kendaraan perusahaan (car maintenance) dan fasilitas pool (pool car management)
  • Asuransi (Insurance Management) / jaminan kesehatan/hari tua
  • Penguruasan berbagai perijinan dan kehumasan (Operasional : ijin usaha, TDP, Akte, Ijin Domisili, dsb)
  • Pengurusan Penggunaan Tenaga Kerja Asing
  • Outsourcing Management / Labour Supply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing)
  • Pengadaan dan Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK)
  • Kurir (Messenger)
  • General Services : General Facility (transportation, communication : IT)
  • Penanganan listrik, air, dll.
  • Penanganan limbah perusahaan
  • Pengelolaan Kantin, Laundry dan Mess Perusahaan
  • Pemeliharaan Kesehatan, Safety dan Pelaksanaan K3 bagi seluruh karyawan
  • Pelaksanaan keamanan (Satpam / Security), ketertiban dan kebersihan
  • Pengelolaan cleaning service & office boy / office girl
  • Pelaksanaan event khusus
  • Customer Services, Receptionist dan Operator Telepon, serta keluar-masuk tamu
  • Hubungan Eksternal : lembaga pemerintah (Pemda/Pemkab/Kecamatan/Kepolisian), lembaga masyarakat/tokoh masyarakat, tetangga, preman?
  • Penanganan tamu penting (tamu VIP, VVIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi / Unjuk Rasa, dll)
  • Tugas-tugas lain yang tidak dapat disebutkan yang sifatnya “HARUS” dijalankan oleh para praktisi General Affairs.

Karena banyaknya pekerjaan tersebut dan cenderung semua karyawan bisa mengerjakan, maka biasanya pekerjaan General Affair seringkali dipandang sebelah mata oleh Management. Seringkali para Top Management kurang aware dan perduli mengenai produkstifitas mereka karena kurangnya pengetahuan yang mendalam mengenai General Affairs.

Hal ini tidaklah salah karena bisa kita samakan pekerjaan General Affairs seperti pekerjaan ibu rumah tangga. Sekilas memang hal yang sangat remeh sekali, namun pekerjaan yang dilakukan bertubi-tubi banyaknya sehingga seringkali overload.

Oleh karena itu tidaklah heran apabila para praktisi GA seringkali mendapatkan omelan bahkan cacian & makian dari sang Boss. Karena biasanya (pada umumnya) pekerjaan GA itu membutuhkan keluwesan dan keahlian khusus yang tersendiri. Biasanya pula para praktisi GA merupakan orang yang supel, mampu berkomunikasi secara dua arah bahkan menjadi tempat curhat para karyawan. Bisa dilihat di pantry kantor, justru disitulah biasanya para karyawan “ngopi dan ngeteh” akan mengeluhkan tentang beban pekerjaannya, bossnya yang rewel dan lain sebagainya. Disinilah peran kita sebagai General Affair yang Professional wajib memberikan pencerahan kepada para karyawan agar mampu meningkatkan produktifitas meskipun kita sendiri sebagai praktisi seringkali tidak pernah dipuji apalagi disayang oleh para boss.

Bila dipandang sekilas tugas General Affair di beberapa bagian sama dengan tugas di Human Resources Development (HRD) atau Personalia, maka di suatu perusahaan sering digabungkan menjadi satu bagian/divisi/departemen, yaitu HR & GA (Human Resources & Generals Affairs). Namun banyak di perusahaan besar mereka terpisah.

Lalu apa yang menjadi saja yang menjadi Aktivitas Pokok General Affairs (GA) ?

Diantaranya adalah :

  • Kegiatan Harian : melakukan kontrol lapangan, briefing, memeriksa log book, surat masuk, fax dan menindak lanjuti sesuai keperluan dan urgensi. Menindak lanjuti pending items sesuai rencana dan urgensi, dll.
  • Kegiatan Mingguan : melakukan meeting tim mingguan untuk fokus ke pekerjaan minggu yang akan datang dan pertanggung-jawaban hasil dan review minggu yang lalu, meeting koordinasi dengan pihak lain. Buku laporan hasil kerja mingguan kepada atasan.
  • Kegiatan Bulanan: membuat laporan bulanan, memastikan up date dari berbagai items check SOP yang berbasis bulanan.
  • Kegiatan Tiga Bulanan : melihat revisi SOP, Hasil program2 peningkatan proses (efisiensi, dsb), list perijinan, dll.
  • Kegiatan Enam Bulan : Mendata ulang kelengkapan perijinan dan berbagai perjanjian yang ada.
  • Kegiatan Tahunan : Melakukan evaluasi utilitas dan kehandalan sistim, laporan review pihak kedua lain, dsb.

Dengan demikian General Affair merupakan bagian yang terpenting dalam suatu perusahaan, mereka mendukung seluruh aktifitas perusahaan agar berjalan dengan baik.

Semoga Bermanfaat,

Wahyu Setya